Proje Yönetimi ve Görevler
Bitrix 24, kişi veya grup seviyesinde verimliliği arttıracak kapsamlı organizasyonel eklentilere sahiptir.
Kişi, görevleri kendisine veya bir iş arkadaşına atayabilir veya görevi aldıktan sonra kişilere delege edilebilir. Ürünün proje yönetimi özellikleri ‘gruplar’ın içine gömülmüştür.
Her proje için bir grup oluşturabilir ve sözkonusu projeye ilişkin tüm dosyaları, tartışmaları ve görevleri bu grupta depolayabilirsiniz; ayrıca tüm bunlara sadece projeye atanmış kişiler erişebilecek şekilde izin düzenlemeleri yapabilirsiniz. Proje içindeki her görev için harcanan zamanı takip edilebilir ve görevleri grup takvimine entegre edilebilirsiniz. Ayrıca, projeleri Extranet ortamında da oluşturulabilirsiniz ve bu sayede intranetinizin daimi üyesi olmayan müşterilerinizin ve ortaklarınızın da projelere tam katılım göstermesini sağlayabilirsiniz.
Gantt Grafiği
Görevlerin ve alt görevlerin durumunu, sorumlu kişilerini ve kronolojik ilişkilerini Gantt şeması ile görüntüleyebilirsiniz.
Bu, projenin ilerlemesini tek bir bakışta tam bir resim olarak görebilmenizi sağlar ve olası ya da varolan gecikmeleri belirlemenize yardımcı olur. Bir görevi oluşturduktan sonra bile tablodan veya Gantt Grafiği içinden düzenleyebilirsiniz.
Görev bitiş süresini uzatabilir, alt görevler ekleyebilir veya herhangi bir düzenlemeyi hızlıca yapabilirsiniz ve tüm değişikliklerden projenin tüm muhattaplarını otomatik bildirimler sayesinde haberdar edebilirsiniz.
Çalışan İş Yükü Yönetimi
Proje yönetimi içindeki çalışan iş yükü planlama özelliği sayesinde daha fazla görevin zamanında bitmesini sağlayabilir ve süresi dolmak üzere olan görevleri kolayca belirleyebilirsiniz.
Süpervizörler, herbir görev için ne kadar zaman ayrılması gerektiğini belirleyebilir ve tamamlanan görevler için ne kadar zaman harcanmış olduğunu kaydedebilir.
Görevler için departman veya çalışan bazında harcanan zamanlara aylık raporlar halinde ulaşabilirsiniz.
Sayaçlar ve Roller
Görev sayaçları, acil ilgi gerektirebilecek görevleri aklınızda tutmanıza yardımcı olur.
Sayaç sizin veya bir iş arkadaşınızını sorun yaşadığı bir görevi veya tam olarak atanmamış bir görevi işaret eder (teslim tarihi geçti, iş bitimi değerlendirmesi yapılmadı, iş bitiş zamanı atanmadı, vb.).
Sayaçlar ve roller; görevleri, görevlerin bölümlere, gruplara ve bireylere göre durumlarını gösteren grafikleri sağlayabildiği için süpervizörlerin görevlerini kolaylaştırırılar.
Yapılacaklar Listesi
Bir göreve yapılacaklar listesi ekleyin ve süreci adım adım takip edin.
Bu, çok sayıda aşaması olan veya üzerinden birden fazla kişinin çalıştığı görevler için çok etkili bir araçtır. Görevin katılımcıları da yapılacaklar listesine eklemeler yapabilirler ve bitirdikleri aşamaları işaretleyebilirler. Devam etmekte olan bir görevin gerçek durumunu görmek için tek yapmanız gereken tek şey, görev ekranına hızlı bir bakış atmak !
Yinelenen Görevler
Yinelenen görevler ve görev şablonları, günlük düzenli işlerinizi ve tekrar eden çalışma rutinlerinizi otomasyona bağlamanıza yardımcı olur.
Bitrix24’ün görev şablonları, yapılacaklar listesini ve alt görevleri desteklediği için; çalışanı işe alma/işten çıkarma, yeni müşteriler ile çalışmaya başlama veya yeni projelere başlama gibi tekrar eden iş süreçleri için idealdir. Bitrix24 görsel iş süreci tasarlayıcısı sayesinde, belirli etkinlikler tarafından tetiklenen otomatik görevler de oluşturabilirsiniz.
Görevleri, istenilen zaman aralığında tekrarlayacak şekilde de oluşturabilirsiniz (örn. hergün, her hafta, her 10 günde bir, her cumartesi).
Çalışma Grupları
Bitrix24’te en etkili iletişim yöntemlerini kullanarak operasyonları daha da verimli hale getirmek için ihtiyaç duyulan tüm sosyal ağ ve organizasyonel araçları içeren çalışma grupları oluşturabilirsiniz ve bu grupların içerisine istediğiniz her tür çalışanı dahil edebilirsiniz.
Her grup bir minyatür intranet gibi çalışır. Sadece önemli dosyaları ve verileri barındırmakla kalmaz; tartışmalar, görevler, takip ve planlamanın da bulunduğu bir platform olarak hizmet verir.
Görev Raporları
Görev Raporları, bir çalışanın belirli bir görev veya proje üzerinde tam olarak ne kadar zaman harcadığını tespit etmenin en kolay yoludur.
Bu kullanışlı araç yardımıyla, hala üzerinde çalışılan kaç adet görev olduğunu ve kaç tanesinin zaten yerine getirildiğini görebilirsiniz. Görev Raporları’nın varsayılan gönderilme aralığını haftalık, aylık veya yıllık olarak belirleyebilir veya ne zaman isterseniz özel raporlama tarihleri ayarlayabilirsiniz.
Öntanımlı Verimlilik Rapor şablonu sayesinde, proje katılımcılarının verimliliğini değerlendirebilirsiniz. Şirket yöneticileri olarak ise, belirli bir departmanın ya da tüm şirketin genel verimlilik analiz edebilirsiniz.
Tüm raporları kolaylıkla Excel dosyası olarak da kaydedebilirsiniz.
Rapor Oluşturucu
Rapor oluşturucu sayesinde elinizdeki rapor verilerini ihtiyaç duyduğunuz şekilde birleştirip, filtreleyip, sıralayarak departmanınıza sunabilirsiniz.
Kapsamlı rapor oluşturucu ile, ihtiyaç duyduğunuz veri alanlarını toplayabilir, etkililiği, çalışma verimliğini, projeler ve görevler üzerinde harcanan toplam süre bilgisini değerlendirebilirsiniz.
Harici Kullanıcılar
Extranet erişimi; müşteriler, ortaklar, serbest çalışanlar ve diğer servis sağlayıcıları gibi dış kullanıcılarla çalışma gruplarının oluşturulup paylaşılabildiği güvenli, özel bir alan sağlar.
Aynı işlevler extranet grupları içinde de vardır, ancak üçüncü taraflar sadece üyesi oldukları çalışma gruplarını ve bu grupların belirli kullanıcılarını görebilirler.
